¿Tienen referencia del porcentaje de ahorro que implica para las empresas utilizar sistemas de digitalización y almacenamiento de documentos? Por ejemplo, ¿cuál es la diferencia de precio a la hora de almacenar documentos físicos y documentos digitales?
Ronald Jiménez Lara – La respuesta a esta pregunta no es simple ya que los ahorros se generan en distinta proporción en diversos puntos, en términos generales se puede identificar el ahorro que se genera principalmente en 2 vías: tiempo y recursos.

Ahorros en tiempo:

En tareas de gestión documental: 
El ratio de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30 y un 40% del tiempo total cuando con un sistema de gestión documental, éste, se reduciría a 10,71%.

En la búsqueda de documentos: 
Buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, a través de un sistema de gestión documental el tiempo se reduce a 30 segundos.

Los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborales al año buscando, esto no contempla el costo de buscar un documento mal clasificado según Gartner Group añade  el 25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados.

¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un documento? ¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está?

Esto nos lleva a otro ahorro que es difícil de cuantificar que es  la disminución del riesgo de extravío ya que el almacenamiento seguro evita tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o adquirir un nuevo conocimiento.

Ahorros en recursos:

A la hora de hablar de ahorro de recursos en gestión documental es importante destacar que los costes de documentación anuales de una compañía representan un 5% y un 15% de sus ingresos totales. El ahorro en costes se podría resumir en los siguientes puntos:

La gestión documental implica una reducción de costes:

• Gartner Group: Los costes suelen reducirse en un 66%.
•  PriceWaterHouseCoopers: Entre un 60 y un 80%.
• Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI): Hasta un 40% de ahorro

Relacionados con la copia, archivo y transferencia de documentos entre personas:

• Un documento se copia en promedio 19 veces, sin ningún tipo de control.

En la reducción del uso del papel:

•  El 96% de documentos críticos circula en papel.
• El 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel.
• Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra.
• Reducción de impresiones (además el 19% de los documentos impresos se malgastan).
•  Ahorro en tóner.

¿Realmente las empresas de la región están invirtiendo en esta materia?

Ronald Jiménez Lara – Hoy en día la Gestión Documental es un tema que está en “la mesa” de instituciones públicas y privadas, esto debido a las ventajas competitivas que este tema le da a las instituciones.

¿Qué tipo de inversión requiere? (Hardware, Software, Recurso Humano)¿Cómo una empresa puede cuantificar el ROI al implementar este tipo de sistemas?

Ronald Jiménez Lara – Hoy en día, la tendencia mundial es disminuir la compra de hardware y software, sustituyéndola por adquirir un servicio SAAS (Software como Servicio, por sus siglas en inglés), bajo el cual las empresas se despreocupan por la compra, mantenimiento y contratos de soporte recurrentes del hardware y software necesario para satisfacer su necesidad; bajo un servicio SAAS, las empresas únicamente definen en conjunto con el proveedor el SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio, por sus siglas en inglés) que requieren para la efectiva operación de su compañía, ocupándose de su negocio, con apoyo de un servicio de gran valor.

El cuantificar el ROI bajo la modalidad de Software como servicio (SaaS), es bastante sencillo, ya que no hay inversión inicial solo una mensualidad que abarca TODO lo que la compañía requiere para satisfacer su necesidad de digitalización y resguardo de documentos, esta mensualidad se puede comparar con la rapidez con la cual se le responde a un cliente, su nivel de satisfacción que a la postre se traduce en una mayor facturación y una mayor cantidad de clientes, debido a la recomendación de los actuales, también en la disminución de papel y tinta necesarios para la reproducción de los archivos, ya que ahora no es necesario fotocopiar los mismos.

¿Qué es lo más recomendable, realizar el proceso de digitalización y almacenamiento in house o por medio de outsourcing?

Hoy en día es recomendado realizar estos procesos por medio de un outsourcing, por varios motivos, entre los principales:

• No requiero de inversión de hardware ni software.
• Optimización de los procesos de digitalización, ya que expertos en la materia realizan la digitalización de la manera más eficiente.
• No se requiere de personal adicional técnico para el mantenimiento de la aplicación.
• Ahorro en el proceso de contratación.
• No se requieren contratos de soporte anual con el fabricante de la aplicación.
• Las empresas se dedican a su negocio y no a velar por el funcionamiento y crecimiento del hardware (disco duro, memoria, procesamiento, etc), lo cual no es su negocio, ese “detalle” le corresponde a quien brinda el servicio SaaS.

Al optar por la digitalización y almacenamiento de documentos, ¿cómo cerciorarse de que la información os documentos estén seguros si se opta por la digitalización?

Ronald Jiménez Lara – La forma de asegurarse la seguridad de la información, radica en 2 aspectos básicos, por un lado la infraestructura física donde estarán resguardados los documentos, acá las empresas deben asegurarse de que sus documentos estarán resguardados en un data center de calidad mundial y sobretodo con experiencia y por otro lado, la aplicación debe tener los niveles de seguridad de acceso y resguardo de los archivos necesarios para asegurar la seguridad, accesibilidad e integridad de los documentos, para esto, se debe optar por un software desarrollado específicamente para el resguardo y administración de los documentos (Gestor de documentos / expedientes, según sea el caso) y que cuente con experiencia en el mercado.  Para asegurar estos 3 principios (seguridad, accesibilidad e integridad), es necesario cumplir con los 2 aspectos básicos, el de infraestructura y el de la aplicación.

¿Qué consejos daría para lograr un eficiente proceso de digitalización y almacenamiento de documentos y cuales son los principales obstáculos a considerar?

Ronald Jiménez Lara – Uno de los punto más importantes para un exitoso proyecto de Gestión Documental, es el de digitalización de los documentos, ya que si los mismos no quedan bien digitalizados (una buena resolución, con capacidad de búsquedas, formato más adecuado, entre otros); es probable que a la aplicación de Gestión Documental, no se le pueda sacar todo el provecho que posea, es por ello que antes de empezar un proceso de digitalización de documentos, las empresas lo hagan por outsourcing, o bien, se capaciten antes de llevar el proceso “in house”.

Otro punto importante a considerar, es la escogencia de la aplicación con la cual se ingrese, consulte y administren los documentos digitalizados; ya que el éxito de un proyecto de Gestión Documental, radica en la facilidad y rapidez con la cual los usuarios acceden los documentos; por tal motivo, las empresas al evaluar una aplicación deben pensar en aspectos como seguridad, infraestructura física donde reguardará los archivos y sobretodo la forma en la cual se consultan los mismos y para asegurarse una fácil y efectiva consulta, además de las características de la aplicación, es importante que la compañía que se contrate, sirva de asesor a la hora de definir la estructura bajo la cual se guardarán los documentos.

Los principales obstáculos, podrían ser la falta de experiencia de las empresas a la hora de digitalizar los documentos, esto en caso de no hacerlo por medio de un outsourcing, luego, una mala indexación de los documentos, esto debido a la falta de asesoría a la hora de crear la estructura donde se guardarán los documentos y los índices de búsqueda correctos; otro obstáculo, podría ser que las empresas tengan muchos documentos históricos que desean digitalizar e incluir en la aplicación, acá el problema no es el volumen de los documentos, sino, que las empresas deben dividir el proyecto en etapas, por un lado se recomienda inciar el proceso de gestión documental con los documentos nuevos, o sea, los que se generan en el día a día y de forma paralela, planificar que documentación histórica sería la que se va a digitalizar y sobretodo priorizar la misma, por ejemplo: planificar que la documentación más consultada, sea la que se digitalice e ingrese al sistema de primero y luego los documentos que no son tan activos; si esto no se tiene bien planificado, el proyecto de Gestión Documental puede llevarse muchísimo tiempo y no se ven resultados, acá la estrategia es obtener resultados positivos poco a poco.

Ronald Jiménez Lara - La digitalización y la Gestión de Documentos (resguardo de los mismos) en una empresa puede aplicar, para servicio al cliente, para tener resguardado por medio de un software especializado, todos los archivos de los clientes, proveedores, recursos humanos, etc.

El impacto que puede tener en cualquier organización, es bastante alto, por diversos factores como los son: Optimización de procesos, ya que se disminuyen en gran medida los tiempos de búsqueda de la información, mejorando el servicio al cliente (externo e interno), toma de decisiones oportunas; un ahorro en gastos de papelería, ya que si ocupamos una porción de un determinado expediente no se requiere sacar fotocopias, ya que están en digital, hoy en día, existen estadísticas de que un papel de un archivo se fotocopia en promedio 19 veces durante su vida útil; por otro lado, la disminución del espacio físico requerido, nos permite utilizar el carísimo recurso de espacio físico, en actividades que van a generar ingresos a la compañía; otro impacto importante en las empresas, es que al estar el documento en formato digital, disminuimos casi por completo la pérdida de los documentos, ya sea por mano criminal, accidentes, desastres naturales y mala indexación; esta disminución de riesgos, se ve estrechamente ligada al data center donde se almacene la información, el cual debe ser un data center de clase mundial, ya que estamos confiando toda o parte de la información de la compañía.

Como vemos, estos son algunos de los beneficios que causan un gran impacto dentro de las instituciones, tanto desde el punto de vista de ingresos directos($$$), como de orden, seguridad, servicio al cliente.

Este tipo de soluciones ¿aplica para todo tipo de negocio o empresa? ¿Qué tipo de tecnología debe adquirir una empresa que desee digitalizar y almacenar documentos?

Ronald Jiménez Lara - Las aplicaciones de Gestión de Documentos Digitales, pueden ser utilizados por todo tipo de negocio, micro, pequeña, mediana y grande empresa.

Para la digitalización de documentos se requiere un escáner, en tecnologías de escáner existen una gran variedad, que la más recomendable depende de las necesidades de la empresa, ya que el costo de cada uno de ellos difiere bastante; pero hoy en día, la gran mayoría de escáneres traen cierta tecnología, bajo la cual nosotros aprovechamos para crear la interfaz necesaria para que se puedan resguardar los documentos escaneados de forma directa entre el escáner y el sistema de gestión de documentos.

A nivel del almacenamiento de documentos, no es suficiente referirse al almacenamiento como tal, ya que se requiere una aplicación que resguarde los documentos de forma segura, bajo ciertos estándares y características que cumplan con las directrices y buenas prácticas.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la digitalización y almacenamiento de documentos?

Ronald Jiménez Lara -

Ventajas:

• Ahorro económico importante
• Ahorro en tiempo.
• Optimización de procesos y búsqueda de documentos.
• Mayor satisfacción de los clientes, al brindarles un servicio más eficiente y oportuno.
• Tengo la información a la mano.
• Incremento en las ventas, debido a la optimización de la información contenida en el gestor documental.
• Puedo tener indicadores de gestión documental, que antes no podía tener.
• Una operación de la empresa “verde”, donde no se contamine utilizando tanto papel.
• Se evita la pérdida de expedientes, ya que los mismos NO se prestan, sino que se consultan de forma digital y el documento original siempre está en custodia de la compañía.
• Mayor control para el acceso a los documentos.
• Se evita el deterioro de los documentos, ya que los documentos digitales NO se deterioran
• Es sumamente sencillo tener respaldos de los documentos, ya que en el mundo de los papeles físicos, dependiendo del volumen el respaldo es imposible, o bien, sumamente costoso e inoperable.

Desventajas:

• Podría ser el rechazo al cambio de algunas personas que tienen años de años de trabajar con documentos físicos y les cueste trabajar ahora en el mundo digital, pero al ver todas las ventas que ello le representa, este rechazo puede durar poco tiempo.
• Si los documentos se digitalizan en formatos inadecuados, a muy largo plazo, podría tener problemas de obsolescencia, esto es que en algún momento ocupe visualizar el documento y la tecnología ha avanzado tanto que ya no exista una aplicación por medio de la cual pueda visualizar el archivo digital, esto podría subsanarse si usamos formatos de archivos digitales que mundialmente son un estándar, por ejemplo el formato PDF’a, el cual es un formato de documento estándar, con el cual todos los fabricantes de aplicaciones se aseguran que sus versiones de software SIEMPRE van a poder visualizar este tipo de documento.
• Otro aspecto a tomar en cuenta, es que si se tiene un documento físico de carácter legal  (contrato, letra de cambio, etc), firmado por una o varias personas, a la hora de digitalizarlo, me va a servir como consulta pero no puede sustituir al físico por la validez de las firmas manuscritas; ahora bien, esto se puede subsanar, si el documento digitalizado es firmado digitalmente (por medio de un certificado digital) por la(s) perona(s) que firmaron de forma manuscrita el documento físico.

A nivel de plataforma de Data Warehouse, CODISA Software toma  la información de los distintos sistemas transaccionales, fuentes externas e incluso de archivos de hojas electrónicas y de texto de las empresas y la almacena y consolida en una base de datos llamada Data Warehouse. Este almacén de datos permite capitalizar información presente e histórica, ejecutando tanto la carga inicial de la información histórica, como automatizando las cargas incrementales de la información futura.

A nivel de herramientas CODISA Software  cuenta con una serie de aplicaciones que permiten las siguientes funciones:

• Explotación de bases de datos multidimensionales
• Explotación de bases de datos relacionales
• Visualización y distribución de indicadores vía web
• Visualización de paneles de control digital.

La suma de las plataforma y herramientas anteriormente mencionadas más Modelos de Business Intelligence desarrollados por expertos de negocios de  CODISA Software  permiten la creación de las denominadas Aplicaciones Analíticas para mercados verticales y horizontales, esta aplicaciones son:

• CODISA Universal Banking: Aplicación BI llave en mano para el sector financiero bancario
• CODISA Sales Analyzer: Aplicación BI llave en mano para el análisis de ventas
• CODISA Financial Analyzer: Aplicación BI llave en mano para el análisis financiero.

Según Ronald Jiménez Lara Record Keeper de CODISA Software se une a la oferta de servicios en la Nube que brinda  esta empresa.

Actualmente CODISA ofrece los siguientes servicios en la nube:

• Digital Vault
• Kerux
• Record Keeper
• PaaS
• IaaS

En este artículo se mencionan algunos pros y contras de contar con servicios empresariales en la nube y cómo mitigar las amenazas, a continuación un estracto:

…Cabe preguntarse: ¿los documentos de una empresa que ha apostado por la nube se encuentran protegidos? El problema es que muchas empresas han optado por relajarse en este aspecto y no están adoptando las mismas precauciones que lo harían con el papel. Si guardamos documentos confidenciales de empleados –como fichas médicas o evaluaciones referentes a sus trabajos– en un “cajón” o bajo llave y del cual solo tiene acceso una persona, ¿por qué no se hace lo mismo en el mundo digital, sabiendo que existe la posibilidad de hacerlo?

En la actualidad, la nube nos permite elegir modelos distintos con variados niveles de seguridad. Entre ellos, se encuentra la nube pública que está disponible para el público en general sin limitaciones, la semi-publica o híbrida que es la unión del modelo público y privado que se unen a través de tecnología estándar que facilite la portabilidad de datos y aplicaciones, y por último la privada que posee una infraestructura orientada a servir a una sola organización…

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Más información sobre Business Intelligence de CODISA

“Para que el uso de Cloud Computing sea mayor, es necesario garantizar mayor seguridad de la información; si esto no ocurre seguirá usándose la nube únicamente para infraestructura (servidores), plataforma (sistema operativo) y correo. Si no se pueden poner aplicaciones del negocio en la nube seguirá siendo un simple “web hosting” con otro nombre”

Vea reportaje de El Financiero Sobre el tema de Cloud Computing

Desarrolladas por la firma nacional CODISA Software, ambas utilizan algoritmos de optimización, de forma tal que la distribución –de rutas y de mercancías– sea eficaz…

Ver reportaje

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