El incalculable valor de los documentos digitales

La legislación vigente en Costa Rica brinda similar validez a los documentos electrónicos y a los documentos físicos. Esto trae con sigo grandes beneficios, tales como la posibilidad de firmar acuerdos legales sin que sea requerida de la presencia física de las partes.

No obstante el valor probatorio de dichos documentos está supeditado a un adecuado almacenamiento y manipulación de los mismos. CODISA Software Corp. pone a disposición de instituciones públicas y privadas Digital Vault, una solución capaz de asegurar la seguridad, integridad, accesibilidad y disponibilidad de los documentos digitales, esta solución es una caja fuerte digital la cual está hospedada en el data center más seguro de la región.

Y es que si bien la firma digital es un mecanismo muy importante para la protección y de seguridad jurídica de las transacciones electrónicas, no garantiza la permanencia y efectos de la transacción efectuada mediante el sistema de firma digital

“Los riesgos asociados al almacenamiento y custodia de documentos derivan de su manipulación y de su integridad física.  Por esta razón las empresas deben tomarse muy en serio el almacenamiento y custodia de documentos,” comentó Gabriel Lizama especialista en derecho informático.

Consultamos al experto sobre varios aspectos que deben tomarse en consideración a la hora de desmaterializar los archivos.

Situaciones de riesgo

Las situaciones de riesgo derivan en su mayor parte de la integridad y manipulación de los documentos. Una empresa que no se preocupa del tratamiento de sus documentos históricos y estratégicos puede afrontar riesgos excesivos ante diversos conflictos. La organización administrativa de la empresa debe velar por un sistema de responsabilidad en el tratamiento de los documentos que le permita proteger la institucionalidad de la misma.

Al interior de la organización

Las empresas deben establecer una política institucional interna y externa que le permita abordar el tratamiento profesional y técnico de los documentos de valor histórico y estratégico. Con las nuevas tecnologías de la información y los procesos electrónicos de almacenamiento los documentos de valor estratégico deben estar debidamente protegidos. Las empresas deben generar soluciones informáticas que les permitan a los usuarios  realizar una manipulación adecuada de los documentos generados.

¿Es suficiente la firma digital?

La firma digital es un mecanismo de protección y de seguridad jurídica para las transacciones electrónicas. La firma digital como instrumento electrónico garantiza la veracidad y el objeto de las transacciones, sin embargo no garantiza la permanencia y efectos de la transacción efectuada mediante el sistema de firma digital. Para ello se requiere de una plataforma que garantice el respaldo de la transacción efectuada.

El concepto de documento electrónico, sea este firmado o no –digitalmente–, sólo protege la seguridad jurídica de la transacción, no así la integridad y efectos de la operación efectuada. Por  esta razón  es que servicios como Digital Vault son esenciales para que el sistema de firma digital sea confiable y seguro.

Panorama Latinoamericano

Casi todos los países de Latino América han venido implementando normativas y políticas de confianza en los documentos y negocios efectuados mediante sistemas o plataformas electrónicas. En el caso de Costa Rica, el Estado ha dotado al ordenamiento jurídico de una serie de leyes y reglamentos en aras de profundizar el uso de las tecnologías digitales.

Los instrumentos normativos más importantes han sido establecidos en la Ley No 8454 (Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos) vigente desde del año 2005 y en su Reglamento.

Asimismo, diversas modificaciones legislativas han venido complementado la norma citada. Seis años han transcurrido desde la vigencia de la Ley No 8454 y básicamente los consumidores y usuarios cada vez más comprenden las ventajas del mundo digital.

¿Es necesario un sistema de custodia de documentos?

En una organización empresarial el tema del manejo de documentos es sumamente importante, desde los correos electrónicos hasta los documentos de valor comercial, estratégico y corporativo. Cualquier empresa debe contar con un sistema de almacenamiento y custodia de documentos. En las empresas públicas que capten recursos de los inversionistas el manejo y custodia de documentos es imprescindible dado que cualquier contingencia puede afectar a miles o millones de inversionistas. En las empresas privadas que manejan importantes flujos de información un sistema de almacenamiento y custodia de documentos es una prioridad para la debida gestión comercial, administrativa y legal de la compañía.

CODISA SOFTWARE, líder en Gestión Documental

Las empresas e instituciones producen una gran cantidad de información, en diferentes formatos, por ejemplo archivos de texto, audio, fotografías, y correos electrónicos. Conforme evolucionan, crecen, e inician nuevas aventuras de negocios la administración inteligente de toda esa información se vuelve un reto cada vez más desafiante. Sobre todo en un contexto empresarial en el cual la integridad, la ubicuidad y la disponibilidad de la información son factores críticos para asegurar la competividad.

Por esto se vuelve vital que las empresas e instituciones puedan mantener la integridad, accesibilidad, disponibilidad y seguridad de los archivos digitales a través del tiempo, y realizar tareas tales como trazar el ciclo de vida de un documento, conservar evidencias electrónicas, crear y administrar de manera confiable, confidencial y auditable, acuerdos y contratos con participantes que puedan revisar los documentos y firmarlos desde cualquier ubicación; entre otras.

Finalmente una gestión documental óptima se traduce en organizaciones más confiables, capaces de competir en diferentes condiciones de mercado, y sobre todo de cumplir con marcos regulatorios más exigentes.

Para este fin CODISA SOFTWARE ha puesto a disposición de sus clientes una robusta y completa plataforma de Gestión Documental, la cual se ofrece bajo la modalidad de Software as a Service (SaaS), que permite a los clientes escoger diferentes Niveles de Servicio (SLA´s), de acuerdo a la naturaleza de su giro de negocio.

La solución de CODISA SOFTWARE es brindada a través del NAP de Centroamérica, data center que cuenta con las más altas certificaciones del mercado, las cuales lo colocan en la más selecta categoría a nivel mundial. Los elementos que conforman la solución de CODISA SOFTWARE, son los siguientes:

Record Keeper

Ahorros derivados de la gestión documental. La utilización de un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos conlleva un ahorro importante de tiempo:En tareas de gestión documental: El ratio de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30 y un 40% del tiempo total.  Mediante un sistema de gestión documental, ese tiempo se reduciría a 10,71%.

En la búsqueda de documentos: Buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, con un costo estimado de ₡452,84, a través de un sistema de gestión documental el tiempo se reduce a 30 segundos, lo que supone un costo estimado de ₡53,28. Los profesionales pierden en promedio hasta 500 horas laborales al año buscando.

Extravío: Eliminación del riesgo de extravío.

Es un software para la administración y automatización de los expedientes electrónicos de las organizaciones, que brinda seguridad, disponibilidad y confianza. Esta solución ofrece las siguientes facilidades:

  • Indexar cada uno de los diferentes tipos de expedientes de la institución, añadiéndole llaves de búsqueda personalizadas, con lo que el usuario puede definir la cantidad y tipo de índices o llaves; o incluso limitar los datos los permitidos para un índice;
  • Controlar expedientes incompletos, como medio de control para completar los expedientes;
  • Presentar esquemas de búsquedas, mediante el establecimiento de “llaves” para cada expediente, además de la posibilidad de mostrar los resultados de forma efectiva, resumida o detallada; acorde con la necesiad del usuario;

Más información aquí.

Digital Vault

Digital Vault o Bóveda Digital es una solución concebida para mantener la integridad, accesibilidad, disponibilidad y seguridad de los archivos digitales a través del tiempo. Entre otras facilidades, esta solución permite:

  • Resguardar archivos con diferentes características: documentos, e-mails, archivos multimedia, etc;
  • Establecer métodos de búsqueda multi-criterio;
  • Establecer políticas de retención de documentos;
  • Crear políticas de acceso a los archivos, así como bitácoras de control de acceso a los archivos.

Además esta herramienta sigue las especificaciones de la Norma ISO 14721:OAIS

Más información aquí.

bSigned

bSigned es un administrador de Oficios y Acuerdos Electrónico que le permite al usuario crear y administrar electrónicamente, de manera confiable, confidencial y auditable, acuerdos y contratos con participantes que pueden revisar el documento y firmarlo desde cualquier ubicación, reduciendo costos y agilizando la operación. Todo disponible desde una interfaz web.

Este novedoso sistema se encarga de recolectar cualquier número de firmas electrónicas, válidas a través de notificaciones enviadas por correo electrónico o mediante el sitio web, en los lapsos específicos y opcionalmente con una secuencia particular, almacenando los documentos para su uso posterior.

Más información aquí.

BPM, en el corazón de la Gestión Documental

En el centro de la Solución de Gestión Documental de CODISA SOFTWARE, se encuentra una herramienta para la Automatización de Procesos (BPM), que permite generar una aplicación web, partiendo del diagrama de flujo del proceso sin necesidad de programación. Esta herramienta está equipada con un Process Modeler, para la definición de procesos.

Este componente permite diagramar y documentar sus procesos en forma ágil y sencilla, y presentar los procesos de negocio en un formato estándar de aceptación mundial conocido como BPMN (Business Process Modeling Notation).

Más información aquí.

Continuidad que se traduce en mayores y mejores oportunidades de negocio

Para Diego Cardoza, Director de Operaciones del Nap de Centroamérica, contar con el respaldo de un data center de máxima categoría le permite a las organizaciones enfocarse en crear valor a sus clientes, sin desviarse de su giro de negocio. “Gracias a su especialización, el data center se convierte en el socio tecnológico en el que se soporta el core bussines de la organización,” explicó Cardoza.

Diego Cardoza Director de Operaciones del Nap de CentroaméricaPor el contrario, el impacto de una caída en la operación del negocio podría llegar a ser catastrófico e incluso crecer de forma exponencial. Cabe destacar, según comentó Cardoza, que cerca del 70% de las caídas se deben a factor humano “…un error, un accidente, la no ejecución correcta de un procedimiento y hasta acciones intencionales. Solamente el 30% de las caídas de un data center son atribuibles a la infraestructura per se,” agregó el especialista, a quien entrevistamos para  conocer más acerca de la importancia de la continuidad de negocios, así como de las repercusiones y causas de las caídas de un data center en la operación de sus clientes.

¿Qué significa en términos operativos y de negocio, la operación continua del data center?

En términos operativos, la operación continua de un data center significa mantener en funcionamiento toda la infraestructura y servicios ofrecidos al cliente. Esto abarca desde los sistemas de potencia, enfriamiento, telecomunicaciones y plataforma de TI, hasta el cumplimiento de los procedimientos establecidos para garantizar en todo momento la disponibilidad de los sistemas.

Desde el punto de vista de negocio, la operación continua significa que las instituciones y empresas puedan brindar sus servicios de manera constante a sus clientes, que los usuarios realicen sus labores sin interrupción alguna, y que los clientes satisfagan sus necesidades en todo momento. Todo esto se convierte a su vez en mayores y mejores oportunidades comerciales.

¿Qué tanto puede impactar una caída la operación del negocio?

El impacto de una caída en la operación del negocio podría llegar a ser catastrófico para una organización y dicho impacto va a crecer exponencialmente con la criticidad de los sistemas y de los servicios que brinde la institución. Por ejemplo, el impacto de que no esté disponible el sitio web informativo de una empresa es poco significativo si se le compara con el impacto de que se encuentre disponible la plataforma de servicios en línea de una entidad financiera. Es cuestión de imaginar cuánto tiempo podría permanecer una entidad sin poder facturar a sus clientes, un usuario de una aerolínea sin hacer reservaciones, una persona sin retirar dinero de su banco, sin poder pagar con las tarjetas de crédito o incluso que un centro médico no pueda acceder al expediente de un paciente.

¿Cuáles son las principales causas o riesgos de caída?

Cerca del 70% de las caídas se debe a factor humano, es decir, un error, un accidente, la no ejecución correcta de un procedimiento y hasta acciones intencionales. Solamente el 30% de las caídas de un data center son atribuibles a la infraestructura per se.

¿Cuáles son los ingredientes clave para lograr la operación continua?

A través de los años hemos identificado seis elementos clave para lograr la operación continua:

  • Formar un equipo de trabajo comprometido;
  • Fomentar una cultura de investigación y capacitación constante;
  • Desarrollar una relación con los proveedores transparente y profesional;
  • Un fuerte enfoque en mantenimiento predictivo, cumpliendo el 100% del mantenimiento preventivo para disminuir al máximo la necesidad del mantenimiento correctivo;
  • Una administración de los procesos con una disciplina de ejecución de clase mundial;
  • Contar con una infraestructura que complemente los cinco elementos clave antes mencionados.

Hilando fino, ¿cuáles son las principales razones de falla?

Tal y como se mencionó anteriormente, cerca del 70% de las causas se debe a factor humano, de ahí la importancia de trabajar este aspecto. Una de las principales formas de contrarrestar este tipo situaciones es mediante una adecuada definición de los procedimientos de trabajo, adecuados procesos de reclutamiento y selección así como optar por certificaciones para la empresa y el personal de manera tal que una entidad reconocida garantice las capacidades del data center y su administración.

¿De qué manera un data center, en los más altos estándares de operación le suma valor a un negocio?

Contar con el respaldo de un data center de máxima categoría le permite a las organizaciones enfocarse en crear valor a sus clientes sin tener que desviarse de su propio giro de negocio, a causa de elementos que no le aportan valor a sus productos o servicios. Gracias a su especialización, el data center se convierte en un socio tecnológico en los cuales se soporta el core bussines de la organización.

¿Cuáles son los principales valores agregados del NAP de Centroamérica para lograr el objetivo de operación continua?

NAP de Centroamérica se convirtió hace siete años en la primer empresa en construir y operar un data center de máxima categoría en la región, y lo ha hecho con éxito, tal y como lo señalan nuestros clientes, todos con sistemas de misión crítica.

Tenemos la confianza del mercado y esto se ha logrado gracias a la trayectoria, un recurso humano capacitado, comprometido, y que entiende el negocio, unido al hecho de que todos los servicios se brindan desde una infraestructura de primer nivel. NAP de Centroamérica logró alcanzar la certificación M&O, Management & Operations del Uptime Institute, convirtiéndose una vez más en referente de la industria al ser parte de los primeros 10 data centers a nivel mundial en obtenerla y el primero en Latinoamérica.

Descifrando el cloud computing

Según estadísticas de Gartner, el mercado de cloud computing, en sus distintas modalidades crecerá aproximadamente un 20% durante el 2013. Esta  tendencia de crecimiento es un reto para los gerentes de TI, gerente generales y otros profesionales de la industria, quienes en muchos casos se  enfrentan  al desafío de  migrar sus operaciones tradicionales al nuevo paradigma, lo que a su vez plantea  una serie de interrogantes tecnológicas y de negocio. En este artículo consultamos a expertos de Codisa Software, Deloitte y CMA para aclarar algunas de esas preguntas.

Gartner define el cloud computing como un paradigma de computación en el que los servicios de TI se entregan como un servicio bajo demanda, a través de las tecnologías de Internet, lo que contribuye a que dichos servicios sean escalables, más flexibles y se puedan obtener a un menor costo. Bajo un esquema de cloud computing una empresa consume los servicios de TI que realmente necesita. La tendencia en el mercado es que estos servicios sean brindados por una empresa especializada en tecnologías de la información, con lo que la empresa capitaliza el “expertise” del proveedor.

Gilles Maury, de Deloitte, explicó que se trata de un modelo de suscripción que ofrece grandes ventajas a las organizaciones, precisamente por permitirles realizar una asignación más estratégica de los recursos dedicados a TI. “Optimizamos la utilización del hardware y del software, de una manera flexible, pero precisamente por eso es indispensable contar con una buena comunicación con el cliente, para dimensionar la verdadera necesidad del negocio”, explicó.  De acuerdo con el, estos servicios están basados en proveer una infraestructura con altos estándares de calidad, lo que permite garantizar una disponiblidad 24×7, así como asesoramiento para migrar sus procesos de negocio al modelo de cloud

Virtualización como motor del  Cloud Computing: dos mundos que se unen

De acuerdo con Manfred Mejías de CODISA SOFTWARE la virtualización facilita el aprovisionamiento en demanda, esto  permite a una empresa organizarse y administrar los recursos que utiliza de acuerdo a los requerimientos de su giro de negocios. “Si la empresa conoce que durante diciembre aumentan las ventas y por ende la necesidad de recursos, estos se pueden asignar durante ese periodo. La empresa paga solo por ese excedente,” comentó Mejías.

La virtualización es una herramienta que facilita gestionar de forma más eficiente y eficaz los recursos computacionales y humanos asociados con el servicio de cloud. Las características de rapidez en el aprovechamiento de las capacidades computacionales (CPU, memoria, espacio, entre otros), así como la implementación de esquemas de alta disponibilidad permiten construir una plataforma sobre la cual funciona el cloud.

“Los gestores de las organizaciones desean aprovechar al máximo sus recursos y minimizar el desperdicio de recurso ocioso. Es conocido que la virtualización puede permitir el aprovisionamiento en demanda, esto le permite a una empresa organizarse inyectar recursos de acuerdo a las necesidades reales,” expresó Manfred Mejías.

¿Qué se está migrando?

Por su parte, Gilles Maury de Deloitte, explicó que la migración se está dando de la siguiente forma:

  • Servicios básicos como el sistema de correos, herramientas de ofimática, escritorios remotos, ya son provistos en la nube.
  • Los servicios más críticos de la organización, relacionados con el core del negocio, están siendo migrados en una etapa final.

¿Qué se debe tomar en cuenta a la hora de hacer la migración?

La pregunta   que se hace muchos  Directores de TI, es ¿cómo iniciar un proceso de migración?  Manfred Mejías, de  CODISA dio las  siguientes pistas.

  1. Conocer lo que se tiene a nivel de TI, es decir, realizar un inventario de software, hardware, contratos de soporte y mantenimiento, verificar esquemas de licenciamiento; realizar un esquema de costos.
  2. Conocer la relación de cada elemento anterior con los servicios que TI ofrece a sus clientes internos y externos.
  3. Evaluar la criticidad de cada servicio, el efecto económico y de imagen en la organización de una posible falla.
  4. Iniciar un proceso de migración gradual, tomando en consideración, la criticidad de los servicios, sus interrelaciones, el nivel de confianza en la nube, madurez en procesos de la organización, entre otros.
  5. Debe haber un cambio cultural organizacional para poder trasladar los procesos a la nube.

El nuevo rol del departamento de TI

La incorporación a los esquemas de cloud computing trae cambios a lo interno de las organizaciones, principalmente en el departamento de TI, pues a criterio de los expertos consultados, el gerente de TI, deja de ser “amo y señor” de la tecnología, para convertirse en un experto en el negocio, enfocado en buscar ventajas a partir de la incorporación de ésta en el giro de negocio, con la meta de que la TI funcione en sincronía total con los objetivos de la organización. “El director de TI debe entender todas las necesidades del negocio, para poder contestar innovadoramente ante los enormes flujos de información. Por otro lado el técnico de TI está pasando de ser responsable del mantenimiento de la operación, a ser un asesor interno tecnológico. Es un cambio fuerte para poder aprovechar las facilidades de movilización que da el cloud,” explicó Gilles Maury.

Por su parte Ronald Jiménez Lara Presidente de CODISA Software fue entrevistado en el  reportaje El liderazgo del gerente de TI centrado en los  objetivos del negocio el cual está relacionado a este tema y que puede ser de mucho interés.

Sigue leyendo

Gestión documental CODISA Software.

De acuerdo con Ronald Jiménez de CODISA Software. CODISA  cuenta con una solución completa para la gestión documental, esta solución consta de cuatro sistemas en la nube que juntos conforman la solución:

El primero se denomina Digital Vault, el cual es una bóveda digital para el resguardo de archivos digitales  con validez legal.

El segundo es Record Keeper, el cual es un sistema de gestión de expedientes electrónicos

El tercero es Bsigned, el cual es un sistema de administración de firmas digitales, y le cuarto es un automatizador de procesos llamado bizagi, este último permite la creación de flujos de proceso de una manera gráfica e intuitiva, la integración de los procesos con los diferentes sistema de la empresa y  la puesta en marcha y control de los procesos, todo sin requerir de conocimiento técnico en programación.

Ronald Jiménez destaca las ventaja de que la solución completa se encuentra en la nube lo que permite a las empresas contar con infraestructura de primera, alto nivel de seguridad y privacidad a un bajo costo en comparación con lo que le costaría a las empresas adquirir los distintos componentes necesarios y mantener la operación continua de los sistemas.

CODISA Software, Digitalización, Gestión y Resguardo de Documentos. Parte II

En la parte I de este artículo entrevistamos al presidente de CODISA Software Ronald Jiménez Lara, hacerca de la nueva tendencia cero papel y sus beneficios e implicaciones.

¿Tienen referencia del porcentaje de ahorro que implica para las empresas utilizar sistemas de digitalización y almacenamiento de documentos? Por ejemplo, ¿cuál es la diferencia de precio a la hora de almacenar documentos físicos y documentos digitales?
Ronald Jiménez Lara – La respuesta a esta pregunta no es simple ya que los ahorros se generan en distinta proporción en diversos puntos, en términos generales se puede identificar el ahorro que se genera principalmente en 2 vías: tiempo y recursos.

Ahorros en tiempo:

En tareas de gestión documental: 
El ratio de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30 y un 40% del tiempo total cuando con un sistema de gestión documental, éste, se reduciría a 10,71%.

En la búsqueda de documentos: 
Buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, a través de un sistema de gestión documental el tiempo se reduce a 30 segundos.

Los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborales al año buscando, esto no contempla el costo de buscar un documento mal clasificado según Gartner Group añade  el 25 % de los documentos archivados nunca se encuentran porque están mal archivados.

¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un documento? ¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está?

Esto nos lleva a otro ahorro que es difícil de cuantificar que es  la disminución del riesgo de extravío ya que el almacenamiento seguro evita tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o adquirir un nuevo conocimiento.

Ahorros en recursos:

A la hora de hablar de ahorro de recursos en gestión documental es importante destacar que los costes de documentación anuales de una compañía representan un 5% y un 15% de sus ingresos totales. El ahorro en costes se podría resumir en los siguientes puntos:

La gestión documental implica una reducción de costes:

  • Gartner Group: Los costes suelen reducirse en un 66%.
  •  PriceWaterHouseCoopers: Entre un 60 y un 80%.
  • Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI): Hasta un 40% de ahorro

Relacionados con la copia, archivo y transferencia de documentos entre personas:

  • Un documento se copia en promedio 19 veces, sin ningún tipo de control.

En la reducción del uso del papel:

  •  El 96% de documentos críticos circula en papel.
  • El 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel.
  • Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra.
  • Reducción de impresiones (además el 19% de los documentos impresos se malgastan).
  •  Ahorro en tóner.


¿Realmente las empresas de la región están invirtiendo en esta materia?

Ronald Jiménez Lara – Hoy en día la Gestión Documental es un tema que está en “la mesa” de instituciones públicas y privadas, esto debido a las ventajas competitivas que este tema le da a las instituciones.

¿Qué tipo de inversión requiere? (Hardware, Software, Recurso Humano)¿Cómo una empresa puede cuantificar el ROI al implementar este tipo de sistemas?

Ronald Jiménez Lara – Hoy en día, la tendencia mundial es disminuir la compra de hardware y software, sustituyéndola por adquirir un servicio SAAS (Software como Servicio, por sus siglas en inglés), bajo el cual las empresas se despreocupan por la compra, mantenimiento y contratos de soporte recurrentes del hardware y software necesario para satisfacer su necesidad; bajo un servicio SAAS, las empresas únicamente definen en conjunto con el proveedor el SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio, por sus siglas en inglés) que requieren para la efectiva operación de su compañía, ocupándose de su negocio, con apoyo de un servicio de gran valor.

El cuantificar el ROI bajo la modalidad de Software como servicio (SaaS), es bastante sencillo, ya que no hay inversión inicial solo una mensualidad que abarca TODO lo que la compañía requiere para satisfacer su necesidad de digitalización y resguardo de documentos, esta mensualidad se puede comparar con la rapidez con la cual se le responde a un cliente, su nivel de satisfacción que a la postre se traduce en una mayor facturación y una mayor cantidad de clientes, debido a la recomendación de los actuales, también en la disminución de papel y tinta necesarios para la reproducción de los archivos, ya que ahora no es necesario fotocopiar los mismos.

¿Qué es lo más recomendable, realizar el proceso de digitalización y almacenamiento in house o por medio de outsourcing?

Hoy en día es recomendado realizar estos procesos por medio de un outsourcing, por varios motivos, entre los principales:

  • No requiero de inversión de hardware ni software.
  • Optimización de los procesos de digitalización, ya que expertos en la materia realizan la digitalización de la manera más eficiente.
  • No se requiere de personal adicional técnico para el mantenimiento de la aplicación.
  • Ahorro en el proceso de contratación.
  • No se requieren contratos de soporte anual con el fabricante de la aplicación.
  • Las empresas se dedican a su negocio y no a velar por el funcionamiento y crecimiento del hardware (disco duro, memoria, procesamiento, etc), lo cual no es su negocio, ese “detalle” le corresponde a quien brinda el servicio SaaS.

Al optar por la digitalización y almacenamiento de documentos, ¿cómo cerciorarse de que la información os documentos estén seguros si se opta por la digitalización?

Ronald Jiménez Lara – La forma de asegurarse la seguridad de la información, radica en 2 aspectos básicos, por un lado la infraestructura física donde estarán resguardados los documentos, acá las empresas deben asegurarse de que sus documentos estarán resguardados en un data center de calidad mundial y sobretodo con experiencia y por otro lado, la aplicación debe tener los niveles de seguridad de acceso y resguardo de los archivos necesarios para asegurar la seguridad, accesibilidad e integridad de los documentos, para esto, se debe optar por un software desarrollado específicamente para el resguardo y administración de los documentos (Gestor de documentos / expedientes, según sea el caso) y que cuente con experiencia en el mercado.  Para asegurar estos 3 principios (seguridad, accesibilidad e integridad), es necesario cumplir con los 2 aspectos básicos, el de infraestructura y el de la aplicación.

¿Qué consejos daría para lograr un eficiente proceso de digitalización y almacenamiento de documentos y cuales son los principales obstáculos a considerar?

Ronald Jiménez Lara – Uno de los punto más importantes para un exitoso proyecto de Gestión Documental, es el de digitalización de los documentos, ya que si los mismos no quedan bien digitalizados (una buena resolución, con capacidad de búsquedas, formato más adecuado, entre otros); es probable que a la aplicación de Gestión Documental, no se le pueda sacar todo el provecho que posea, es por ello que antes de empezar un proceso de digitalización de documentos, las empresas lo hagan por outsourcing, o bien, se capaciten antes de llevar el proceso “in house”.

Otro punto importante a considerar, es la escogencia de la aplicación con la cual se ingrese, consulte y administren los documentos digitalizados; ya que el éxito de un proyecto de Gestión Documental, radica en la facilidad y rapidez con la cual los usuarios acceden los documentos; por tal motivo, las empresas al evaluar una aplicación deben pensar en aspectos como seguridad, infraestructura física donde reguardará los archivos y sobretodo la forma en la cual se consultan los mismos y para asegurarse una fácil y efectiva consulta, además de las características de la aplicación, es importante que la compañía que se contrate, sirva de asesor a la hora de definir la estructura bajo la cual se guardarán los documentos.

Los principales obstáculos, podrían ser la falta de experiencia de las empresas a la hora de digitalizar los documentos, esto en caso de no hacerlo por medio de un outsourcing, luego, una mala indexación de los documentos, esto debido a la falta de asesoría a la hora de crear la estructura donde se guardarán los documentos y los índices de búsqueda correctos; otro obstáculo, podría ser que las empresas tengan muchos documentos históricos que desean digitalizar e incluir en la aplicación, acá el problema no es el volumen de los documentos, sino, que las empresas deben dividir el proyecto en etapas, por un lado se recomienda inciar el proceso de gestión documental con los documentos nuevos, o sea, los que se generan en el día a día y de forma paralela, planificar que documentación histórica sería la que se va a digitalizar y sobretodo priorizar la misma, por ejemplo: planificar que la documentación más consultada, sea la que se digitalice e ingrese al sistema de primero y luego los documentos que no son tan activos; si esto no se tiene bien planificado, el proyecto de Gestión Documental puede llevarse muchísimo tiempo y no se ven resultados, acá la estrategia es obtener resultados positivos poco a poco.

CODISA Software, Digitalización, Gestión y Resguardo de Documentos. Parte I

La tendencia actual es la desaparición de papel como medio para el almacenamiento y transporte de documentos,de acuerdo con Ronald Jiménez Lara de CODISA Software, el impacto que puede tener la digitalización y el almacenamiento digital de documentos en la operación diaria de un negocio, puede ser  bastante alto en términos de ahorros en  tiempo y dinero así como en términos de eficiencia operativa, sin embargo el adecuado gerenciamiento y resguardo de los documentos  implica una serie de retos y consideraciones que deben tomarse en cuenta.

Ronald Jiménez Lara - La digitalización y la Gestión de Documentos (resguardo de los mismos) en una empresa puede aplicar, para servicio al cliente, para tener resguardado por medio de un software especializado, todos los archivos de los clientes, proveedores, recursos humanos, etc.

El impacto que puede tener en cualquier organización, es bastante alto, por diversos factores como los son: Optimización de procesos, ya que se disminuyen en gran medida los tiempos de búsqueda de la información, mejorando el servicio al cliente (externo e interno), toma de decisiones oportunas; un ahorro en gastos de papelería, ya que si ocupamos una porción de un determinado expediente no se requiere sacar fotocopias, ya que están en digital, hoy en día, existen estadísticas de que un papel de un archivo se fotocopia en promedio 19 veces durante su vida útil; por otro lado, la disminución del espacio físico requerido, nos permite utilizar el carísimo recurso de espacio físico, en actividades que van a generar ingresos a la compañía; otro impacto importante en las empresas, es que al estar el documento en formato digital, disminuimos casi por completo la pérdida de los documentos, ya sea por mano criminal, accidentes, desastres naturales y mala indexación; esta disminución de riesgos, se ve estrechamente ligada al data center donde se almacene la información, el cual debe ser un data center de clase mundial, ya que estamos confiando toda o parte de la información de la compañía.

Como vemos, estos son algunos de los beneficios que causan un gran impacto dentro de las instituciones, tanto desde el punto de vista de ingresos directos($$$), como de orden, seguridad, servicio al cliente.

Este tipo de soluciones ¿aplica para todo tipo de negocio o empresa? ¿Qué tipo de tecnología debe adquirir una empresa que desee digitalizar y almacenar documentos?

Ronald Jiménez Lara - Las aplicaciones de Gestión de Documentos Digitales, pueden ser utilizados por todo tipo de negocio, micro, pequeña, mediana y grande empresa.

Para la digitalización de documentos se requiere un escáner, en tecnologías de escáner existen una gran variedad, que la más recomendable depende de las necesidades de la empresa, ya que el costo de cada uno de ellos difiere bastante; pero hoy en día, la gran mayoría de escáneres traen cierta tecnología, bajo la cual nosotros aprovechamos para crear la interfaz necesaria para que se puedan resguardar los documentos escaneados de forma directa entre el escáner y el sistema de gestión de documentos.

A nivel del almacenamiento de documentos, no es suficiente referirse al almacenamiento como tal, ya que se requiere una aplicación que resguarde los documentos de forma segura, bajo ciertos estándares y características que cumplan con las directrices y buenas prácticas.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la digitalización y almacenamiento de documentos?

Ronald Jiménez Lara -

Ventajas:

  • Ahorro económico importante
  • Ahorro en tiempo.
  • Optimización de procesos y búsqueda de documentos.
  • Mayor satisfacción de los clientes, al brindarles un servicio más eficiente y oportuno.
  • Tengo la información a la mano.
  • Incremento en las ventas, debido a la optimización de la información contenida en el gestor documental.
  • Puedo tener indicadores de gestión documental, que antes no podía tener.
  • Una operación de la empresa “verde”, donde no se contamine utilizando tanto papel.
  • Se evita la pérdida de expedientes, ya que los mismos NO se prestan, sino que se consultan de forma digital y el documento original siempre está en custodia de la compañía.
  • Mayor control para el acceso a los documentos.
  • Se evita el deterioro de los documentos, ya que los documentos digitales NO se deterioran
  • Es sumamente sencillo tener respaldos de los documentos, ya que en el mundo de los papeles físicos, dependiendo del volumen el respaldo es imposible, o bien, sumamente costoso e inoperable.

Desventajas:

  • Podría ser el rechazo al cambio de algunas personas que tienen años de años de trabajar con documentos físicos y les cueste trabajar ahora en el mundo digital, pero al ver todas las ventas que ello le representa, este rechazo puede durar poco tiempo.
  • Si los documentos se digitalizan en formatos inadecuados, a muy largo plazo, podría tener problemas de obsolescencia, esto es que en algún momento ocupe visualizar el documento y la tecnología ha avanzado tanto que ya no exista una aplicación por medio de la cual pueda visualizar el archivo digital, esto podría subsanarse si usamos formatos de archivos digitales que mundialmente son un estándar, por ejemplo el formato PDF’a, el cual es un formato de documento estándar, con el cual todos los fabricantes de aplicaciones se aseguran que sus versiones de software SIEMPRE van a poder visualizar este tipo de documento.
  • Otro aspecto a tomar en cuenta, es que si se tiene un documento físico de carácter legal  (contrato, letra de cambio, etc), firmado por una o varias personas, a la hora de digitalizarlo, me va a servir como consulta pero no puede sustituir al físico por la validez de las firmas manuscritas; ahora bien, esto se puede subsanar, si el documento digitalizado es firmado digitalmente (por medio de un certificado digital) por la(s) perona(s) que firmaron de forma manuscrita el documento físico.

CODISA Software Business Intelligence

Codisa software ofrece la más completa gama de herramientas aplicaciones y servicios en materia de  Business Intelligence tanto para mercados verticales como horizontales.

A nivel de plataforma de Data Warehouse, CODISA Software toma  la información de los distintos sistemas transaccionales, fuentes externas e incluso de archivos de hojas electrónicas y de texto de las empresas y la almacena y consolida en una base de datos llamada Data Warehouse. Este almacén de datos permite capitalizar información presente e histórica, ejecutando tanto la carga inicial de la información histórica, como automatizando las cargas incrementales de la información futura.

A nivel de herramientas CODISA Software  cuenta con una serie de aplicaciones que permiten las siguientes funciones:

  • Explotación de bases de datos multidimensionales
  • Explotación de bases de datos relacionales
  • Visualización y distribución de indicadores vía web
  • Visualización de paneles de control digital.

La suma de las plataforma y herramientas anteriormente mencionadas más Modelos de Business Intelligence desarrollados por expertos de negocios de  CODISA Software  permiten la creación de las denominadas Aplicaciones Analíticas para mercados verticales y horizontales, esta aplicaciones son:

  • CODISA Universal Banking: Aplicación BI llave en mano para el sector financiero bancario
  • CODISA Sales Analyzer: Aplicación BI llave en mano para el análisis de ventas
  • CODISA Financial Analyzer: Aplicación BI llave en mano para el análisis financiero.